Основными задачами отдела являются:
• Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Отделе;
• Комплектование Отдела документами Архивного фонда Российской Федерации, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение;
• Информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию; организация использования документов;
• Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве представительного органа, органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
Функции отдела:
• Осуществляет хранение и учет документов, и представляет в Архивный Комитет Новгородской области по установленным формам сведения о хранящихся в Отделе фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
• Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе;
• Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в Отделе, с целью оперативного использования содержащейся в них информации;
• Информирует органы местного самоуправления, иные учреждения района о составе и содержании документов, хранящихся в Отделе, по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;
• Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы, хранящиеся в Отделе органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые и тематические запросы граждан, выдаёт архивные справки, копии, выписки из документов;
• Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов организаций-источников, в том числе по личному составу на основании, ведет в установленном порядке государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в учреждениях - источниках комплектования, находящихся на территории района;
• Информирует Администрацию, Архивный комитет Новгородской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Архивного комитета Новгородской области, поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения и на согласование описи дел по личному составу учреждений, в том ликвидированных муниципальных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника;
• Рассматривает и представляет на согласование экспертно-проверочной комиссии Архивного комитета Новгородской области Положения об архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел источников комплектования.
• Изучает и обобщает практику работы архивов и организацию документов в делопроизводстве организаций-источников комплектования муниципального района, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий.
• Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
• Внедряет в практику работы Отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству.
