Цели и задачи Отдела
1. Деятельность Отдела направлена на достижение следующих целей:
1.1.Информационное обеспечение органов местного самоуправления, иных органов и организаций ретроспективной информацией;
1.2. Обеспечение конституционных прав граждан на получение и доступ к архивной информации;
2. Основными задачами Отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся в Отделе;
2.2. Комплектование Отдела документами Архивного фонда Российской Федерации, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и другими архивными документами;
2.3. Развитие архивного дела в Боровичском муниципальном районе и формирование архивных фондов органов местного самоуправления и организаций;
2.4. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
Функции Отдела:
1. Разрабатывает программы и основные направления развития архивного дела в муниципальном образовании, организует их реализацию и отчитывается об их выполнении в установленном порядке органу управления архивным делом Новгородской области (далее орган управления архивным делом области);
2. Участвует в реализации федеральных и областных целевых программ развития архивного дела в части муниципального образования;
3. Готовит проекты нормативных правовых актов по вопросам обеспечения сохранности, учета, комплектования и использования документов, вносит на рассмотрение Главе муниципального района, куратору Отдела предложения по развитию архивного дела в Боровичском муниципальном районе;
4. Готовит предложения о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Новгородской области, иных муниципальных образований;
5. Готовит и реализует предложения по обеспечению сохранности архивных документов, хранящихся в Отделе, проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения и обеспечению их физической сохранности;
6. Обеспечивает хранение:
• архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, относящихся к муниципальной собственности, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
• архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, поступивших на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;
• архивных документов частной и иных форм собственности, хранящихся на договорной основе;
• печатных, аудиовизуальных и других материалов, отражающих прошлое и настоящее муниципального образования;
• учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности Отдела;
7. Ведет учет архивных фондов и архивных документов, принятых в Отдел, в том числе в автоматизированном режиме, представляет в установленном порядке учетные данные в орган управления архивным делом области в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
7.1. Ведет учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на временном хранении в организациях-источниках комплектования;
8. Составляет и представляет списки юридических и физических лиц - источников комплектования архивного отдела на согласование Экспертно-проверочной комиссии органа управления архивным делом области (далее ЭПК органа управления архивным делом области).
8.1. Проводит систематическую работу по их уточнению.
8.2. Включает в указанные списки негосударственные организации, а также граждан на основании заключенного с ними договора;
8.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов по отбору вышеуказанных документов;
9. Готовит проекты договоров Администрации с собственниками документов о передаче их в муниципальную собственность;
10. Осуществляет отбор и прием документов постоянного срока хранения от организаций-источников комплектования Отдела и по личному составу от ликвидированных организаций и учреждений (не имеющих правопреемника), действующих на территории Боровичского муниципального района;
11. Осуществляет в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе;
12. Взаимодействует с организациями - источниками комплектования Отдела по вопросам формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на временном хранении;
13. Рассматривает и направляет на согласование ЭПК органа управления архивным делом области:
• положения об архивах и экспертных комиссиях организаций-источников комплектования;
• номенклатуры дел организаций-источников комплектования;
• описи дел по личному составу организаций-источников комплектования;
• описи дел по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника;
• описи дел на усовершенствование и переработку;
• описи дел по документам личного происхождения;
14. Рассматривает и направляет на утверждение ЭПК органа управления архивным делом области описи дел постоянного хранения;
15. Ведет в установленном порядке учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
16. Оказывает методическую и практическую помощь ответственным за делопроизводство и архив организаций-источников комплектования по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, упорядочению и подготовке к передаче на постоянное хранение, а также по подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;
17. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций, распространяет их положительный опыт;
18. Проводит совещания, семинары, консультации по вопросам архивного дела;
19. Информирует Администрацию, орган управления архивным делом области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, других нарушениях законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела;
20. Информирует Администрацию, организации муниципального образования о составе и содержании документов, хранящихся в муниципальном архиве, по актуальной тематике готовит документальные выставки, материалы для средств массовой информации, ведет публикаторскую деятельность;
21. На основании административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Оформление и выдача архивных справок, выписок и копий архивных документов юридическим и физическим лицам» исполняет тематические запросы, обращения социального правового характера и иные запросы юридических и физических лиц, выдает архивные справки, заверенные копии и выписки их архивных документов, рассматривает заявления, предложения и жалобы граждан;
22. На основании административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление архивных документов для пользователей в читальный зал Боровичского муниципального архива» выдает для пользования в читальном зале документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы или копии указанных документов (фонд пользования), а также справочно-поисковые средства к ним для получения необходимой информации.
23. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архива, архивные справочники о составе и содержании документов и другие, в том числе автоматизированные, информационно-поисковые системы и базы данных;
24. Готовит предложения о поощрениях работников Отдела, архивов и делопроизводственных структур организаций, иных физических и юридических лиц, внесших значительный вклад в развитие архивного дела на территории Боровичского муниципального района;
25. Участвует в предупреждении и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций на территории муниципального района;
26. Участвует в планировании, организации и проведении мероприятий по гражданской обороне, защите населения и территории муниципального района от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера».